Quando se trata de produtividade, há três tipos de aplicações que devem trabalhar em conjunto para garantir um sistema eficiente e sem falhas. Esta estrutura não só é a forma mais natural e essencial para manter tudo em ordem, como também é mencionada no método GTD (Getting Things Done), um dos sistemas de organização mais reconhecidos e aceites.
O GTD baseia-se na ideia de que é fundamental ter um local claro para registar tarefas, compromissos e referências. Isso permite aliviar a sobrecarga mental e garantir que nada importante se perde. Inspirado por esta abordagem, este artigo explora como integrar de forma eficaz três tipos de aplicações essenciais:
- Aplicação de Tarefas
- Responsável por armazenar, organizar e priorizar as tarefas do dia a dia.
- Exemplos: Todoist, Microsoft To Do, TickTick, SuperList, Google Tasks.
- Aplicação de Calendário
- Permite planear eventos, reuniões e blocos de tempo para executar as tarefas.
- Exemplos: Google Calendar, Apple Calendar, Fantastical.
- Aplicação de Notas e Documentos
- Garante que todas as informações, notas e recursos necessários estão acessíveis no momento certo.
- Exemplos: OneNote, Google Drive, OneDrive, Notion, Evernote, Google Keep.
Ao integrar estas três ferramentas de forma estratégica, é possível criar um sistema que reduz a sobrecarga mental e facilita a execução das tarefas diárias. Nos próximos tópicos, exploraremos como sincronizar estas aplicações para maximizar a produtividade.
Como Estas Três Aplicações se Integram na Nossa Vida
A ideia principal ao utilizar este sistema é manter o nosso cérebro o mais vazio possível de preocupações e tarefas pendentes, libertando espaço para a criatividade e para aquilo que realmente importa.
Quando confiamos no nosso sistema de produtividade, sabemos que tudo o que precisamos de fazer ou lembrar está devidamente registado e acessível. Esta confiança elimina a preocupação latente que tantas vezes nos assombra, aquela sensação incômoda de que há algo importante para fazer, mas não conseguimos lembrar o quê.
Com um sistema bem estruturado, deixamos de depender da memória para gerir responsabilidades e passamos a dedicar a nossa energia mental àquilo que realmente importa. No final, a produtividade não se trata apenas de fazer mais, mas sim de viver com mais tranquilidade e clareza.
Resumo Simples do GTD e Como Estas Aplicações se Encaixam
O método GTD baseia-se em cinco passos fundamentais:
- Capturar – Anotar todas as tarefas, ideias e compromissos assim que surgem. (Aplicação de Tarefas e Notas)
- Esclarecer – Processar e organizar as informações capturadas, decidindo o que fazer com cada uma. (Aplicação de Tarefas)
- Organizar – Atribuir prazos, contextos e categorias às tarefas e compromissos. (Aplicação de Tarefas e Calendário)
- Refletir – Rever regularmente as listas e prioridades para manter tudo atualizado. (Aplicação de Tarefas e Notas)
- Executar – Realizar as tarefas de acordo com a organização definida. (Aplicação de Tarefas e Calendário)
Esta é a teoria, mas nós somos pessoas com PHDA e isso significa que, mesmo sendo este sistema uma forma de lidar com os problemas de PHDA, ainda temos outro problema: isto depende de hábitos que ainda não temos! E todos nós sabemos quão dificil é ter PHDA e criar novos hábitos positivos (os negativos são fáceis).
Não vou fingir que existe uma forma de criar esses hábitos de um modo fácil para quem tem PHDA, até porque vai depender de cada pessoa. E não vou fingir que já consigo fazer tudo o que este sistema sugere. Neste momento consigo bem a parte de Capturar! Tudo o resto é algo que ainda estou a trabalhar e que irei partilhar neste blog os sucessos e os falhanços!
Por isso o que eu sugiro, por agora, é explorar quais seriam as apps para começar e começar a tentar utilizar. O mais provável é, tal como aconteceu comigo, falhar. Mas o importante é observar em que partes falhou para ir melhorando essas partes.
